Da PDF-Dokumente heutzutage weit verbreitet sind, sei es für Verwaltungspapiere oder Arbeitsverträge, ist es nun möglich, eine elektronische Signatur auf einem PDF anzubringen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Ihr Dokument ausdrucken und manuell mit einem Stift ausfüllen mussten, bevor Sie es zurückschicken konnten!
Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur, auch bekannt als digitale Unterschrift, ist ein Mechanismus, der die Integrität eines elektronischen Dokuments garantieren, Ihre Zustimmung signalisieren und Sie authentifizieren soll. Sie ist nicht dasselbe wie eine handschriftliche Unterschrift, da sie aus einer Folge von Zeichen und nicht aus einer visuellen Schrift besteht. Diese Zeichenfolge wird von einer Software mit einer speziellen kryptografischen Technik generiert, mit der Sie ein PDF-Dokument oder jede andere Art von Datei (XML, Jpeg, Word, PDF...) signieren können. Aber Vorsicht, denn die elektronische Signatur hat einen echten rechtlichen Wert. Jedes Dokument, das Sie unterschreiben, verpflichtet Sie und wird im Falle eines Rechtsstreits als Beweis verwendet. Vertrauen Sie Profis für die elektronische PDF-Signatur zur Sicherung Ihrer Dateien.
Vorteile der digitalen Signatur
Wenn Sie alle Ihre Dokumente elektronisch signieren, können Sie sie in digitaler Form aufbewahren, ohne sie ausdrucken und einscannen zu müssen. Das macht sie einfacher zu verwalten. Vergessen Sie die langen Wartezeiten nach einem Papierversand: Sie können jetzt Ihre Verträge und alle administrativen Papiere direkt per E-Mail austauschen. Verabschieden Sie sich vom umständlichen Ablagesystem in Ihrem Unternehmen: Nie wieder stapeln sich Papiere überall! Und natürlich reduziert dieser innovative Mechanismus Ihre Kosten erheblich, da Papier, Tinte, Fotokopien, Briefmarken, Verpackungen und Porto wegfallen.
Elektronische Signatur: Wie sieht sie aus?
Das Unterschreiben eines digitalen Dokuments bedeutet nicht, dass Sie Ihre Signatur darauf platzieren. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Zahlen, die mit einer Datei und dem Autor der Signatur verknüpft sind. Beim Öffnen der Dokumente wird eine spezielle Software zur Authentifizierung der elektronischen Signatur eingesetzt, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Das Datum ist eines der notwendigen Elemente, die im zu signierenden Dokument enthalten sind und mithilfe eines elektronischen Zeitstempels hinzugefügt werden.
Um eine elektronische Signaturlösung einzurichten, müssen Sie das zu signierende Dokument sowie ein elektronisches Zertifikat in Händen halten. Dieses Zertifikat fungiert als digitaler Personalausweis, mit dem Sie Ihre Identität nachweisen und das Dokument signieren können. Sie wird jedoch nicht an jeden vergeben. Um sie zu erwerben, beantragen Sie die Registrierung bei der zuständigen Behörde.